Der Erfolg eines jeden Unternehmens ist maßgeblich von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abhängig. Nur wenn diese motiviert sind, werden sie auch ihr Engagement einbringen und optimale Leistungen erbringen. Mitarbeitergespräche sind eine gute Möglichkeit, um eine funktionierende Kooperation zwischen Führungskräften und Mitarbeiter:innen zu gewährleisten und haben sich für diesen Zweck auch in Deutschland längst etabliert.

Mitarbeitergespräche zu führen und Mitarbeiter:innen zu leiten ist jedoch eine Kunst, die nicht jedemliegt. In vielen Fällen werden Mitarbeitergespräche noch immer als eine lästige Verpflichtung angesehen, beispielsweise da der Nutzen für die Verantwortlichen nicht erkennbar ist. Was also genau versteht man unter einem Mitarbeitergespräch und wie können Unternehmen von einer solchen Gesprächskultur profitieren?

Anlassbezogene Mitarbeitergespräche

Die Frage danach, was an einem Mitarbeitergespräch besonders sein soll und wo die expliziten Vorteile liegen, ist durchaus berechtigt, denn gewöhnlich sprechen Vorgesetzte bzw. Führungskräfte abhängig von der Betriebsgröße täglich miteinander. Für gewöhnlich beschränkt es sich dabei aber auf normale Alltagsgespräche und haben keinen konkreten Anlass.

Allgemein versteht man unter Mitarbeitergespräche daher ein anlassbezogenes Gespräch, etwa aufgrund von Kritik, Problemen oder Konflikten, zur Aufgabenverteilung oder um Rückmeldungen einzuholen. Auch ein Abmahnungsgespräch stellt also ein Mitarbeitergespräch dar. Solche Gespräche ergeben sich demnach aus einem bestimmten Grund und zur Klärung von bestimmten Sachverhalten.

Darüber hinaus gibt es auch das institutionalisierte Mitarbeitergespräch, welches einer genauen Vorbereitung sowohl aufseiten der Führungskräfte, als auch aufseiten der Mitarbeiter bedarf.

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche

Institutionalisierte Mitarbeitergespräche können auch als eine Art Mitarbeitersprechstunde bezeichnet werden, auch wenn es sich dabei nicht im engeren Sinne um eine betriebspsychologische Beratung im engeren Sinne handelt. Vielmehr dienen sie dazu, die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu steigern, sich einen Eindruck vom subjektiv empfundenen Betriebsklima zu machen und vor allem auch offen für Anregungen und die Meinung der einzelnen Mitarbeiter zu sein. Im Folgenden wird Mitarbeitergespräch synonym für ein institutionalisiertes Mitarbeitergespräch verwendet.

Um produktive Mitarbeitergespräche führen zu können, müssen zunächst einmal die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden. Gewöhnlich finden sie zu einem festgelegten Termin statt, auf welchen sich beide Parteien vorbereiten. Weiterhin ist es wichtig, dass sich das Gespräch an einem Leitfaden orientiert, auch wenn es in den meisten Fällen keine festgelegte Struktur gibt. Je nach Unternehmen können die Durchführung und inhaltlichen Schwerpunkte stark variieren. Es bietet sich an, die Gespräche zu dokumentieren, um im Zweifel nachschlagen zu können, was genau besprochen wurde.

Vorgehen und Ablauf

Das Führen von Mitarbeitergesprächen zählt zu den wichtigsten Instrumenten moderner Personalführung und lässt sich auch im Rahmen eines Führungskräftetrainings erlernen oder verbessern. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, ein Mitarbeitergespräch durch einen externen Dienstleister durchzuführen, wichtig ist, dass sie überhaupt und regelmäßig stattfinden. Während des Gesprächs sollte eine angenehme und offene Atmosphäre herrschen, die Ziele und Inhalte sollten im Vorfeld geklärt werden, um allen Beteiligten den Einstieg zu erleichtern.

Aktives Zuhören, das Vermeiden von Störungen während des Gesprächs (Handy ausschalten) und eine Dokumentation der wichtigsten Inhalte sind für einen konstruktiven Ablauf unerlässlich. Nicht zuletzt sollte auch darauf geachtet werden, dass beide Parteien zu gleichen Anteilen zu Wort kommen. Am Ende des Mitarbeitergesprächs sollten klare Vereinbarungen über das weitere Vorgehen getroffen werden.

Chancen nutzen und Mitarbeitergespräche aktiv im Unternehmen etablieren

Insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten sind Mitarbeitergespräche unabdingbar, um Mitarbeiter:innen mitzunehmen und sie auf aktuelle oder zukünftige Veränderungen vorzubereiten. Entsprechende Gespräche können dabei helfen, das gegenseitige Vertrauen zu stärken, indem sie Klarheit und Transparenz für alle Beteiligten schaffen. Insgesamt lässt sich so von folgenden Vorteilen profitieren:

Feedback motiviert und steigert die Leistungsbereitschaft. Das wiederum stärkt die Mitarbeiterbindung, auch die Bereitschaft im Unternehmen aufsteigen zu wollen kann durch entsprechende Gespräche gefördert werden.
Fehleinschätzungen können effektiv minimiert werden, indem Missverständnisse aus dem Weg geräumt und unklare Sachverhalte während des Gesprächs geklärt werden. Auch können etwaige Konflikte oder Probleme schon im Vorfeld erkannt und so beispielsweise Aufgabenbereiche anders verteilt werden können, wenn ein Mitarbeiter sich überfordert fühlt.
Mitarbeitergespräche fördern eine offene und konstruktive Kommunikationskultur innerhalb eines Unternehmens, sofern sie stets auf Augenhöhe stattfinden. Mitarbeiter fühlen sich nicht nur wahr-, sondern ernst genommen und sind so weniger gehemmt, ihre wahre Meinung zu bestimmten Themen zu äußern.
Stärkung des Gemeinschaftsgefühls und eines offenen und ehrlichen Umgangs miteinander.
Verbesserung des allgemeinen Betriebsklimas

Fazit: Ein wesentlicher Schlüssel für den Erfolg eines jeden Unternehmens sind konstruktive und regelmäßig stattfindende Mitarbeitergespräche auf Augenhöhe. Diese können das Betriebsklima maßgeblich verbessern, die Motivation von Mitarbeiter:innen steigern und letztlich für effizientere Unternehmensabläufe sorgen. Insgesamt sind Mitarbeitergespräche ein wertvoller Gewinn für Mitarbeiter, Führungskräfte und das Unternehmen im Ganzen.